home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ World of Education / World of Education.iso / world_p / pclearn.zip / PCL.LZH / TIPS.TUT < prev    next >
Text File  |  1991-04-04  |  35KB  |  585 lines

  1.        
  2.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  3.        
  4.               TIPS, TRICKS AND TRAPS - SECRETS FOR EVERY BEGINNER  
  5.                PLUS A SECTION ON ENVIRONMENTALLY SAFE COMPUTING!
  6.  
  7.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  8.  
  9.        Sometimes it takes months or years to stumble onto the ESSENTIAL 
  10.        tips, tricks and traps with which every new PC user should 
  11.        become acquainted. Let's discuss a few of the more important 
  12.        items which never seem to be covered adequately in the 
  13.        instruction book which arrives with the computer . . . 
  14.           
  15.        Don't experiment with ORIGINAL copies of your files! If you want 
  16.        to tinker with a word processing file or slice and dice your 
  17.        accounting data FIRST make a floppy or hard disk copy of the 
  18.        file and then work on the COPY in case something goes wrong. 
  19.        That way you will have the original to fall back on in case you 
  20.        need it. 
  21.  
  22.        Don't buy floppy disks when the price is too good to believe. If 
  23.        your data is worth anything at all, a few pennies more can make 
  24.        the difference between having that important business letter 
  25.        obtainable or a dreaded error message on the screen that your 
  26.        file format is unreadable just when you needed that file at 3 
  27.        AM. 
  28.  
  29.        Make backup copies of important files. If the data is REALLY 
  30.        important, keep yet a second or third copy in a safe deposit box 
  31.        in case your home or office burns down! Sounds a little severe, 
  32.        but just wait until you discover the joy of doing your income 
  33.        tax return on your PC (fantastic compared to the old pen and 
  34.        pencil way) and then discover somehow the ONLY copy of the file 
  35.        is no good when the IRS decides to perform a routine audit! 
  36.  
  37.        For backup you might want to switch from the COPY command to the 
  38.        sensational DOS XCOPY command (available in DOS versions 3.2 and 
  39.        later) which also allows file copying and backup using 
  40.        additional parameter switches which you can read about in your 
  41.        DOS manual. For example the /S switch used with XCOPY will copy 
  42.        all files from your subdirectories to the new target disk. 
  43.        Adding /P to XCOPY will cause a pause at each step to ask 
  44.        whether you want each file copied. Using the /D switch followed 
  45.        by a date will allow you to copy only those files created or 
  46.        modified on that date or later. All three of these switches can 
  47.        be used in tandem. 
  48.  
  49.        Here's a standard tip which is so simple most people overlook 
  50.        it. Whenever you buy a box of new diskettes, FORMAT them 
  51.        immediately. Why? Reason one: you will find out if any disks are 
  52.        bad and be able to return to the store rather than be down to 
  53.        your last (surprise: defective!) disk when you need it. Reason 
  54.        two: usually you are right in the middle of a long word 
  55.        processed document and need to save the file, but WHOOPS, your 
  56.        current disk is full. No problem. Just reach into the desk 
  57.        drawer and grab an empty floppy disk. SURPRISE! The floppy disk 
  58.        is NOT FORMATTED which forces you to exit your word processor, 
  59.        lose the data permanently from RAM memory, and format the disk 
  60.        just as you should have in the first place. Beginners luck, I 
  61.        guess. . . 
  62.  
  63.        Here's an extremely important tip most beginners should 
  64.        consider: AT class computers and those containing a 80286 CPU 
  65.        chip also contain a special battery to maintain the "setup 
  66.        configuration." This battery will eventually die and thus 
  67.        cause you to lose your important setup data. The first sign 
  68.        that your battery is going are mysterious losses of time and 
  69.        dates. Other "strange" data losses may start to occur. 
  70.        
  71.        Eventually your computer will even refuse to start! Preventative 
  72.        maintenance suggests that you dig around on your DOS disk(s) and 
  73.        locate the SETUP program. Run setup and when you see the 
  74.        configuration report screen (lots of funny numbers and 
  75.        settings), hit the SHIFT-PRTSC (Shift key and Print Screen key 
  76.        pressed at the same time). This will force a printout of the 
  77.        valuable setup data to paper. You can also obtain shareware and 
  78.        commercial software programs that will store this data to disk.
  79.        Most experienced users deal with the situation by making a 
  80.        copy of this setup data onto a "safety disk." If your battery 
  81.        dies, you will be able to quickly reconstruct the setup data 
  82.        from your paper sheet or safety disk after replacing the battery 
  83.        and running the setup program (or safety disk backup program.)
  84.        
  85.        A better method, of course, is to realize that the battery 
  86.        contained inside the computer lasts for about 2 to 4 years 
  87.        and simply keep a record (much like oil changes on your car) 
  88.        and manually replace it well before the deadline. Of course 
  89.        when you replace it, run the setup program and record the 
  90.        setup data on paper, since once you remove the battery the 
  91.        data will be lost from memory. You might investigate newer 
  92.        battery systems which automatically recharge themselves from the 
  93.        power source of the computer and thus never need replacement.
  94.        
  95.        IBM originally designed this feature, by the way, to supplant 
  96.        the older "dip switch system" on the first PC's. In older 
  97.        computers of the XT design, a user had to remove the PC cover and 
  98.        carefully set tiny switches deep inside the computer whenever a 
  99.        different circuit board or monitor system was used. This was 
  100.        tedious, so the electronic equivalent of the tiny swtiches were 
  101.        created in memory and stored with a battery system (when the 
  102.        comptuer was shut down). This allowed users to change the setup 
  103.        from the keyboard using the DOS setup program from the DOS disk 
  104.        rather than removing the cover and fiddling with switches. The 
  105.        downside is that now we must replace the battery periodically 
  106.        and of course record the setup data on paper or disk. Technology 
  107.        marches on!
  108.        
  109.        Beginners also need to know about the alternate keyboard. 
  110.        Sometimes you need a special symbol like the cents sign or the 
  111.        one half numerical symbol. Here they are:    ¢  ½  
  112.        The secret worth sharing with beginners is that there is an 
  113.        "alternate keyboard system" built into your PC. The source is a 
  114.        special ASCII chart of information in your DOS manual (and many 
  115.        computer books in the appendix) which shows you the alternate or 
  116.        extended ASCII characters. It's very easy: while you are in your 
  117.        word processor or other program, press AND CONTINUOUSLY HOLD DOWN 
  118.        the Alt key and then USING ONLY THE NUMBER KEYS ON THE NUMERIC 
  119.        KEYPAD (to the right of the keyboard - not the normal number keys 
  120.        above the keyboard) hit the three digit DECIMAL number code of the 
  121.        special character you want. For example, from the ASCII table in 
  122.        the back of my DOS manual I note that the symbol for the British 
  123.        currency Pound is decimal code 156. I hold down the Alt 
  124.        key and press the three numbers 156 on the numeric keypad and 
  125.        I get:         £
  126.        
  127.        There are many useful symbols for foreign languages, math, 
  128.        fractions, foreign currency, symbols to draw boxes and lines and 
  129.        so forth in this extended character keyboard system. You'll 
  130.        note that I use a wide bar in PC-LEARN to denote chapter headings 
  131.        like this: ██████████████████████████ I construct that symbol by 
  132.        using the alternate keyboard to make this: █ (code 219) then I 
  133.        put several exactly side by side to make the final bar! Note: 
  134.        these special symbols will usually print properly on your screen 
  135.        but may NOT always print properly on your printer since some are 
  136.        used for special control codes and other activities. Many will, 
  137.        however work quite well on both your screen and printer. Give it 
  138.        a try and jot down the codes for the most interesting symbols and 
  139.        keep it near your keyboard!
  140.  
  141.        Absolutely lethal trick: If you get the message ABORT, RETRY 
  142.        IGNORE? from DOS while you are attempting to copy files from 
  143.        one drive or disk to another DO NOT EVER switch disks in the 
  144.        target drive (i.e., the drive to which files will be sent) then 
  145.        answer RETRY. 
  146.  
  147.        If you do, you will end up with a hopelessly scrabled mess on 
  148.        the target disk if it already has important files in place. This 
  149.        can occur, for example, when you try to copy files to a disk 
  150.        which has a write protect tab in place. Your temptation might be 
  151.        to insert another different disk and retry. However, when DOS 
  152.        copies files, it first reads the directory of the target disk 
  153.        and stores it in memory. If you switch disks, the in-memory copy 
  154.        of the directory of the OLD disk will overwrite the directory of 
  155.        the new disk. Best situation in this case is to answer abort and 
  156.        rekey the operation again (shortcut with DOS is hit F3 to 
  157.        automatically reissue the last command) then try another disk, 
  158.        if necessary. There are other ways this dangerous sitation might 
  159.        arise besides a write protect tab, so be careful. 
  160.  
  161.        Don't install or change add-in circuit boards or cards within 
  162.        your computer with the power on. And be extremely careful about 
  163.        static electricity. Try to briefly touch a metal ground such as 
  164.        a lamp or metal window frame to discharge stray static 
  165.        electricity before you touch your fingers inside the PC. Static 
  166.        electricity discharges can blow out one or several integrated 
  167.        circuit chips and leave you with a repair bill of $300 or more! 
  168.  
  169.        If you ever see the message:        ARE YOU SURE (Y/N)? always 
  170.        answer no unless you really know what is going to happen next! 
  171.        This sort of message usually precedes disaster as DOS prepares 
  172.        to delete all of the files on a floppy disk or format your hard 
  173.        drive and wipe out all data. 
  174.  
  175.        Don't invite dumb power problems. You are typing the last draft 
  176.        of a valuable client contract and your 30 foot long power cord 
  177.        dangles in front of both family cats on its meandering way 
  178.        across the middle of the living room carpet to the wall socket. 
  179.        It is plugged into a rat's nest of four way plug adapters along 
  180.        with high-current drawing air conditioners and toaster ovens. 
  181.        This is a great way to send your data to toaster heaven while we 
  182.        are on the subject. 
  183.  
  184.        Treat your hard drive with EXTREME tender loving care while it 
  185.        is spinning. No bumps, jolts, slams or ramma-lamma-ding-dongs! 
  186.        One little bump will send the read/write heads plowing into the 
  187.        spinning disk surface. Kind of like a 747 jet crash into the 
  188.        library of congress. Translation: large data catastrophe! 
  189.  
  190.        If your data is sensitive and you lock the keyboard with that 
  191.        cute little key which slips into the front panel of your 
  192.        machine, DON'T forget to remove the mouse or other input 
  193.        devices. Since a mouse is an alternate input device, a savvy 
  194.        user can easily direct the computer to spill forth its 
  195.        information even while the keyboard is locked. 
  196.  
  197.        Use the DOS command DISKCOPY in ONLY two cases: to make a backup 
  198.        copy of new commercial software OR when you have somehow damaged 
  199.        a disk and want to work on it with the Norton utilities or some 
  200.        other fixit program. For all other copies you are safer to use 
  201.        the COPY or XCOPY command. Reason? DISKCOPY does not remove file 
  202.        fragmentation which COPY does. Second reason? DISKCOPY can 
  203.        attempt to copy good information onto a target disk sector which 
  204.        has formatted bad or is otherwise unavailable to DOS. Use COPY 
  205.        *.* to copy all files on a disk and you will simultaneously copy 
  206.        everything and unfragment the files. Two operations for the 
  207.        price of one! 
  208.  
  209.        Thunderstorm coming? Shut down the computer and unplug it from 
  210.        the wall INCLUDING the modem or telephone line! LIghtning hits 
  211.        to the power or phone line send very high voltages hurtling down 
  212.        the wire. If you prefer you can leave the computer plugged in 
  213.        and chose as to whether you wish your PC scrambled, sunnyside up 
  214.        or just deep fried! 
  215.  
  216.        Never switch or remove disks in the middle of an aborted program 
  217.        operation. If for some reason you get an error message in the 
  218.        middle of a file copying session or disk writing operation, 
  219.        don't swap in another disk! DOS may think the old disk is still 
  220.        there and continue to write the remainder of the data over 
  221.        something valuable on the new disk! Better to stop what you are 
  222.        doing and issue a non-writing command such as VER or DIR or even 
  223.        shut down the computer in extreme situations rather than mangle 
  224.        two disks with misinformation. 
  225.  
  226.        Be careful using the DOS commands ASSIGN, FORMAT and RECOVER. 
  227.        Especially if you are being a little too clever and change disk 
  228.        drive letters with the DOS commands ASSIGN, JOIN and SUBST. What 
  229.        happens is that you might temporarily rename your hard drive the 
  230.        B: drive and then absent-mindedly try to format B: or recover B: 
  231.        which will lead to a lot of deleted data on your hard drive. 
  232.        Generally the RECOVER command is best removed from your DOS 
  233.        subdirectory and never used. It is just too dangerous! 
  234.  
  235.        If you delete some files by accident, Norton Utilities, PC Tools 
  236.        and several other utility programs can bring them back if you 
  237.        are quick to use them and haven't created or changed any files 
  238.        since the accident. Best to go out and get a copy of Norton, PC 
  239.        Tools or a shareware unerase utility (e.g., Bakers Dozen) before 
  240.        the need arises. Then practice using them on a dummy disk for 
  241.        the likely day you need them. 
  242.  
  243.        Be careful when using the powerful DOS redirection and piping 
  244.        commands discussed in our earlier DOS tutorial. 
  245.  
  246.        (example)     a>sort < this.doc   (sorts contents of this.doc on 
  247.                                          column one and displays contents 
  248.                                          on the monitor - a nice idea!) 
  249.  
  250.        (example)    a>sort > this.doc    (trashes any existing this.doc 
  251.                                          and gives it a file length of 
  252.                                          zero! Bad news!) 
  253.  
  254.        The same advice also applies to using the MORE command with 
  255.        redirection arrows <  > since you can likewise wipe out data 
  256.        files. Watch the direction of those cute little redirection 
  257.        arrows! Same thing applies to using the redirection arrows when 
  258.        you write batch files. Look at the sample line from a batch file 
  259.        listing below: 
  260.  
  261.        (example)   ECHO --------> This message is important! 
  262.  
  263.        In the above example, DOS will erroneously think the little > 
  264.        redirection symbol is telling it to create a file named THIS and 
  265.        use ECHO to redirect text from that line of the batch file into 
  266.        the file. A goofy, dangerous result! Another good boner is the 
  267.        following batch file example: 
  268.  
  269.        (example) REM  Now use the c>prompt to return to program system. 
  270.  
  271.        The above perfectly innocent batch file line creates a file 
  272.        called PROMPT because DOS spots the > symbol and does what you 
  273.        told it to do! 
  274.  
  275.        Instructions mean business! If program documentation says MUST 
  276.        BE USED ON A COLOR MONITOR don't try to run it on your hercules 
  277.        or monochrome system. Software can indeed destroy a monitor and 
  278.        it only takes a second! Know what your monitor and display card 
  279.        can handle and be SURE that the intended software matches 
  280.        hardware capabilities. 
  281.  
  282.        If you use a RAMDISK to hold data be sure to stop every half 
  283.        hour and copy the information into a more permanent floppy or 
  284.        hard disk area in case of power failures. In fact every half 
  285.        hour, check to see that your data from ANY program is 
  286.        transferred to magnetic disk. No exceptions! 
  287.  
  288.        For those using the newer disks having 1.44 Meg and 720 K sizes 
  289.        - those little plastic diskettes - don't swap and mix formats 
  290.        willy nilly. Label the diskettes clearly and know the format 
  291.        density (1.44M or 720K) with which you are working. 
  292.  
  293.        If data is sensitive and you want it GONE from snooping eyes, 
  294.        use a utility like Norton's WIPEFILE to truly delete it from the 
  295.        disk so an office curiosity seeker can't bring it back with an 
  296.        unerase utility! 
  297.  
  298.        Likewise, some word processors create backup files having the 
  299.        extension BAK. You may think you have deleted that sensitive 
  300.        client proposal when a second document CLIENT.BAK also exists! 
  301.  
  302.        DOS manuals make reference to the VERIFY command. You can add 
  303.        the /V switch to the COPY command to supposedly verify the 
  304.        accuracy of the second file copy. Likewise you can turn VERIFY 
  305.        ON and VERIFY OFF from within your AUTOEXEC.BAT file. 
  306.        Unfortunately, the VERIFY command does a rudimentary CRC check 
  307.        which can test only gross errors in file transfers. To be sure 
  308.        the second copy is good, use the COMP command which, although 
  309.        slow, is deadly reliable when you "gotta be sure." The FC 
  310.        command found in MSDOS versions is even better and DOS manuals 
  311.        discuss its use. Likewise use the DISKCOMP command whenever you 
  312.        use DISKCOPY if you absolutely have to be certain that the 
  313.        second diskette is PERFECTLY identical to the first. 
  314.        
  315.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  316.        
  317.                         ENVIRONMENTALLY SAFE COMPUTING
  318.               FROM THE PC-LEARN COMPUTER BEGINNERS TUTORIAL DISK
  319.                POB 1506, MERCER ISLAND, WA 98040    206/236-0470 
  320.  
  321.        ████████████████████████████████████████████████████████████████ 
  322.  
  323.        Computing has impacts on the earth and I would like to share a 
  324.        few constructive suggestions and tips about saving resources and
  325.        protecting the environment. 
  326.  
  327.        Computing uses paper. Keep two wastebaskets by your desk and
  328.        recycle. Same for cardboard packing boxes and packing materials
  329.        which arrive with computing equipment.
  330.  
  331.        But let's go a little deeper with the paper issue: Do you really 
  332.        need to print on multiple part carbonless forms and heavyweight 
  333.        computer paper? I use a lightweight 18# paper in my little dot 
  334.        matrix printer. How about carbonless and two part forms? The 
  335.        chemicals used in the manufacture of carbonless paper are toxic. 
  336.        Do you really need a two part form (or 6 part form in the case of 
  337.        some corporations which go wild with multipart forms?) Why not 
  338.        see if a single part form can be made with a tear off stub or 
  339.        perhaps a file saving feature in the software that traps the data 
  340.        and saves it to disk for "your copy" of the form? Just like 
  341.        banks: ask the customer if they want their checks back: meaning 
  342.        does your customer need seven copies of a form or will your monthly 
  343.        invoice statement cover the bill?
  344.        
  345.        Environmentally responsible computing also means ONLY upgrading 
  346.        machines when you really need to or buying a used computer. Here's 
  347.        why: the manufacture of integrated cirucits used in computers uses 
  348.        large amounts of concentrated acids, gasses and caustic chemicals. 
  349.        These are stored, recycled or (hopefully) dumped into approved waste 
  350.        sites in normal practice, but the point is do you really need 
  351.        the latest machine and its impact on our planet given the toxic 
  352.        nature of computer manufacturing processes? PC-LEARN is programmed 
  353.        on an XT class machine. I don't need anything better, and when 
  354.        I do, I hope to find a USED "recycled" computer of higher quality 
  355.        rather than buying a new one. Same with printers, modems and so 
  356.        forth! Here in Seattle, several computer brokers specialize in 
  357.        reselling used computers on consignment. Head that direction for 
  358.        your next purchase! It's less expensive and helps the planet!
  359.  
  360.        As a commercial photographer by training, I use a Seattle film 
  361.        lab for some of my photo processing. The lab uses an 8 1/2 by
  362.        11 inch TWO part carbonless form to log in each order, they 
  363.        later mail me a THREE part carbonless invoice for EACH order 
  364.        within a few days by mail, then a final billing statement at 
  365.        the end of the month AND they have 4 computer terminals in the 
  366.        order processing customer counter area of the lab! I am sure 
  367.        their accounting is extraordinarilly well documented, but there 
  368.        may not be enough trees on this earth to support this kind of 
  369.        "information flow" if every business operated this way. I could 
  370.        do with a small claim stub when I drop off my film, a little
  371.        itemization printed on the paper envelope which contains the 
  372.        finished order and perhaps a monthly statement printed on 
  373.        recycled paper to summarize the account activity. The ironic 
  374.        footnote is that the same lab has a sign promiently posted in 
  375.        the lobby as to willingness to accept cardboard and plastic 
  376.        (from things like film containers) for the benefit of the 
  377.        environment! Clearly the right hand doesn't know what the left 
  378.        hand is doing and sadly computers are pushing the waste factor 
  379.        in this real life example.
  380.        
  381.        If you suspect I am beating the environmental drum too loudly, 
  382.        back up and consider the financial COST to an operation like the 
  383.        film lab mentioned above. Unwise from the financial end and 
  384.        equally unwise from the environmental end.
  385.  
  386.        Computing uses electricity. If you are just stepping out of the 
  387.        office for a half hour or so, it is probably best for the machine 
  388.        to leave it on and the hard drive spinning to prevent the wear and 
  389.        tear of machine startup which eventually wears out a hard drive.
  390.        
  391.        However, turn off the monitor if you are away for even short 
  392.        periods using its own separate power switch (leaving the PC on) 
  393.        even if you use screen blanker software since the monitor is 
  394.        still drawing power! When should you turn off the machine 
  395.        completely? Use the two hour rule: if you are away from the PC 
  396.        NO MORE than two hours, leave the machine on. If away MORE than 
  397.        two hours, shut it off. Also factor in the dust argument which 
  398.        follows:
  399.        
  400.        Don't leave a PC on all night or LONG periods of time. The dust 
  401.        sucked through your machine by constant fan use will more than 
  402.        offset the savings in wear and tear you may gain by leaving the 
  403.        hard drive spinning! The dust impacts the power supply which is 
  404.        the heart of the system. If the power supply goes bad due to 
  405.        overheating (because of a thick blanket of internal dust) it 
  406.        can destroy your entire PC! For the curious or mechanically adept, 
  407.        open the power supply WITH ALL APPROPRIATE PRECAUTIONS IN AN 
  408.        UNPLUGGED AND COMPLETELY DISCHARGED MACHINE. You will be stunned 
  409.        by the dust you see! I regularly take my pc and power supply cover 
  410.        off and give the internals a LIGHT blast of compressed air (not 
  411.        ozone-destroying freon) to free the dust and help the machine run 
  412.        cooler. I do this every six months.
  413.  
  414.        Do a calculation for your office on your PC: how much wattage
  415.        does an average PC in your office draw per hour? How many PC's
  416.        in your office? What is the TOTAL economic cost leaving them ALL
  417.        on during the night (12 hours?) versus turning them off? Now how 
  418.        much a month, then how much a year. Finally, multiply by the cost
  419.        per killowatt hour for cost per year. This doesn't even consider 
  420.        maintenance savings or waste - just electricity!
  421.               
  422.        Plastics and computing are everywhere. Talk to a recycler and 
  423.        see if they can accept polyethelene packing bags, stryrofoam 
  424.        packing, printer cartridges and so forth. 
  425.        
  426.        If you are involved in large corporate purchases, ask the 
  427.        vendor to supply a one page sheet describing how they use 
  428.        LESS in an environmentally safe way in providing your computing 
  429.        equipment needs (e.g., do they use popcorn from a growing 
  430.        plant (which is now common) rather than styrofoan chips for 
  431.        packing, do they recycle paper in their organization, etc.)? 
  432.        Vendors just might take notice if large organizations asked 
  433.        for a one page "computing impact statement" from each 
  434.        computing supplies vendor. If your vendor doesn't know what 
  435.        you mean by a "computing impact statement," send THIS 
  436.        printout as an example and ask them again for their statement.
  437.        
  438.        Try to recharge printer ink cartridges if possible. Same with 
  439.        laser printers. A nutty but workable method of recharging
  440.        a FABRIC printer cartridge is to take it outside, lay it 
  441.        on a piece of newspaper, pry off the plastic cartridge lid 
  442.        and lightly spray the ribbon with the lubricant WD-40. Replace 
  443.        the lid of the printer cartridge and allow a few hours for the 
  444.        WD-40 oil to redistribute ink from the edges of the ribbon 
  445.        (where the printhead does NOT strike the ribbon) to the center 
  446.        strip of the ribbon. Recharged cartridges at the cost of a few 
  447.        pennies of WD-40! This method works best with cloth fabric 
  448.        ribbons not mylar ribbons, but I am told a few people have even 
  449.        tried this with the mylar ribbons too. Professinal ink and 
  450.        ribbon recharge companies exist, invesgate this option!
  451.  
  452.        Consider using shareware rather than commercial software. How 
  453.        does this positively affect the environment? Simple. Shareware 
  454.        uses simple packaging or NONE AT ALL since it frequently 
  455.        travels electronically by BBS/modem methods, isn't returned to 
  456.        the wholesaler to be sent to the garbage dump if too many 
  457.        packages are manufactured, supports a small software programmer 
  458.        who has less impact on the earth as a single human being rather 
  459.        than a large corporation and provides you with high quality at 
  460.        a fair price which goes well with the environmental features. 
  461.        This isn't just a sales pitch, shareware DOES have less negative 
  462.        impact on the environment than commercial software!
  463.  
  464.        Speaking of laser printers, the environmental cost and economic 
  465.        cost is NOT favorable. Toner, paper, electricity, everything 
  466.        about lasers is less favorable to the earth. Use a humble dot 
  467.        matrix printer unless you are ready for the final draft. Lasers
  468.        need more maintenance, too. Finally people are forever buying
  469.        MORE plastic font cartridges and upgrades for lasers. 
  470.  
  471.        Back to the paper issue. Do you really need to send a memo or 
  472.        submit a rough draft on paper? Can you get the boss to accept 
  473.        the memo on disk and teach the boss how to use a simple file 
  474.        browser to read the file? Pick up the phone and call with the 
  475.        information, it is a lot faster, more human and socialable and 
  476.        saves resources.
  477.  
  478.        Let's talk about envelopes: if your office uses window style 
  479.        envelopes for billings or mailings, try to design or use  
  480.        window envelopes WITH EMPTY WINDOW OPENINGS RATHER THAN 
  481.        CLEAR PLASTIC WINDOW OPENINGS. The billing address peeks out the 
  482.        front just the same and becomes recycleable! Plastic containing
  483.        envelopes cannot be recycled. Otherwise try to pre-print the
  484.        address on the return envelope - anything but plastic windows.
  485.  
  486.        FAX processes are wonderful. Investiage FAXing onto disk (using 
  487.        a FAX board installed in your computer) rather than paper 
  488.        printouts of FAXES. This produces an electronic FAX file which 
  489.        is saved on disk rather than printing on paper.
  490.  
  491.        Do you program or sell software? Why not recycle disks? Simply 
  492.        slap your new label over that old disk no longer needed and add 
  493.        a line that "this is a recycled disk" on the bottom of your disk 
  494.        label or jacket. Most folks approve of greeting cards printed on 
  495.        recycled paper. Do you really need to use a fresh new disk to 
  496.        impress your client when a recycled one with a new label will do?
  497.  
  498.        Keep your keyboard, computer and printer clean. Once in a while
  499.        vacuum or dust out the power supply which collects loads of dust.
  500.        Reason: you prevent breakdowns which require repairs or scrapping 
  501.        of the computer. End result: more earth resources used which 
  502.        could have been prevented in the first place with a little
  503.        preventative maintenance.
  504.  
  505.        Look at your software and documentation shelf. Stacks of old 
  506.        computer magazines and documentation pile up! Have a once a 
  507.        month PC recycling party where you rip out pages from 
  508.        documnetation and magazines you really need and recycle the 
  509.        remains. Same goes for old disks, binders, the works.
  510.  
  511.        Donations. If computers help you make money, and they do, set 
  512.        aside a small contribution to the non-profit group of your choice 
  513.        which is involved in conservation and recycling. 
  514.  
  515.        Submit suggestions for this little part of the PC-LEARN tutorial 
  516.        on "how your office saves the earth using computers WISELY." I'll 
  517.        try to insert it if valuable and of course, it will float all 
  518.        over the world on BBS systems and shareware distribution points 
  519.        so your small or large suggestion WILL possibly make a difference 
  520.        to somebody in Brazil or China. PC-LEARN is a shareware 
  521.        package which lives electronically on the Compuserve network 
  522.        which is accessed by people all over the world! If possible, send 
  523.        your suggestion on disk in ASCII using your wordprocessor so 
  524.        I can electronically merge it. Then I will put the LATEST copy 
  525.        of PC-LEARN on the disk you sent and return it in your own 
  526.        recycled disk mailer if you also enclose a couple of stamps!
  527.               
  528.        Don't compute when you don't need to! Sometimes it is too easy to 
  529.        turn on the machine and bang out a spreadsheet or draft a memo.
  530.        Can you solve the problem with your BRAIN or grab your rolodex to 
  531.        find that phone number? Our brains our much more capable than 
  532.        the most modern computer. What can you do better by leaving the 
  533.        machine OFF and not using electricity, paper, plastic, ink and
  534.        toner? Finally, turning off the computer means we spend a few
  535.        minutes with each other, rather than our (let's face it) 
  536.        addictive computers. You just may come up with a solution to 
  537.        that budget problem by visting with a collegue at the next desk 
  538.        rather than recalulating that monster spreadsheet for the millionth
  539.        time trying to find an optimum budget solution for the office.
  540.        The vast majority of business problems are solved by CREATIVITY
  541.        which organic brains do best! 
  542.  
  543.        Print (on paper, unfortunately) this little section of the 
  544.        PC-LEARN computer tutorial and place it on the company bulletin 
  545.        board. This is a win/win situation: your co-workers will start to 
  546.        think about earth conscious computing and if more beginners will
  547.        use PC-LEARN they will learn how to use a computer more 
  548.        efficiently SOONER and thus WASTE LESS paper, electricity and 
  549.        natural resources, does that make sense? Computer beginners can 
  550.        waste a lot of paper, money, time and electricity learning how
  551.        to use a computer. If PC-LEARN helps them learn faster, then
  552.        they should waste less and become proficient more quickly!
  553.  
  554.        Consider renting computer equipment for short term and special 
  555.        projects. Obviously you can save money in most cases, but the 
  556.        larger issue is that you don't impact the environment by using 
  557.        resources for something you can share that computer equipment with 
  558.        many other people via a rental arrangement.
  559.  
  560.               
  561.        When you print lengthy documents from a disk to paper, 
  562.        investigate clever software products (many of them shareware) 
  563.        which allow you to print FOUR pages in tiny but readible 
  564.        typeface and on BOTH SIDES of the paper.
  565.  
  566.        Another idea: help me connect with people to translate PC-LEARN 
  567.        into foregin languages. Computers are everywhere and many people
  568.        cannot find out about this list or the concept of computing
  569.        with minimum environmental impact because as Americans we think
  570.        that English is dominant. Environmentally sensitive computing
  571.        takes many forms in many languages! Non-english speaking 
  572.        countries may need help with environmentally conscious computing 
  573.        concepts, and I can't speak or understand all of the wonderful
  574.        languages the world has to offer! But you can bet PC-LEARN will
  575.        float around and find a computer -  I have to date received
  576.        registrations from customers as far away as Australia, Saudi
  577.        Arabia, Africa and China! Sadly, people in those countries have
  578.        to read it in English . . .
  579.  
  580.        Add your suggestion here or mail it to me. You do not need to
  581.        be a registered user of PC-LEARN to submit a suggestion to this
  582.        section!
  583.  
  584.        
  585.